2022年11月19日・定例会報告

2022年11月19日　親路の会　定例会議事録

キャンプファイヤー・振り返り

参加申込書・手伝い申し込みは、紙ベースではなくQRコードを希望したい
→メールアドレスを記入してもらい、メールを送りやすくするため
→次回実施する際、学校に要相談

終了時間については、集団下校を徹底する
おやじのメンバーも、帰り道に配置などの手配
特に下校に関しては、来年度は注意して取り決める

『PTAから頂いた、気付いた点』

【申込みフォーム】
フォームを入力する際に、お手伝い項目をチェックするなどしてから、お手伝い登録ができるのはいかがでしょうか?
入力する時点で、お手伝いの作業内容が分かっていると、より申込みやすくなるのではと感じます
1 前日13 時集合~リハーサル等
2 当日13 時集合~セッティング、児童誘導等
3 当日16 時集合~児童受付、案内等
(3 受付、正門付近は人数が多いと助かります)

【一斉メール】
前日夕方又は当日午前中に、該当学年へ学校からの一斉メールを希望します
事前申込なし、当日参加の児童も複数人いました
改めて該当学年の保護者へ詳細連絡を希望します
変更点があった場合もお知らせできるかなと思います
(例えば、当日の飛び入り参加OKなど)
・受付開始時間
・開始時間
・参加費 *事前申込がない場合でも参加可能なども?
・服装 *注意事項
・持ち物 *あれば懐中電灯など(帰宅時にも使用できると思います)
・終了時間

【終了時間】
終了時間と解散 (下校) 時間を設けるのはいかがでしょうか?
終了時間が予定より早まった場合でも、解散 (下校) 時間までは学校で待機させておく、などの対応も検討していただけたらと思います
事前申込の案内にある 19 時終了に合わせて迎えに来たが、児童はすでに帰宅済みのケースが複数件あり、気になりました

【下校】
暗い時間帯ですので、事前に取り決めをし、どのように下校させる予定かなど、保護者にも共有をお願いしたいです
最初にあった説明では、登校班に並ばせて下校、ということでしたが、5 年 →6 年の順に解散、ひとりで帰宅する児童も見受けられ、暗い中の下校がとにかく心配でした
上記、終了時間の内容とも併せてご検討をよろしくお願いします

【受付】
親路から1名常駐の配置していただき、参加費の集計・確認・受取、問合せ対応、キャンプファイヤー開始以降の近隣住民対応などお願いしたいです
特に、参加費は集計を終えたら早めにお預けしたいです
17時以降は正門を閉めましたが、保護者の出入りがあったり、近隣の方に声をかけられる場面が多く、正門から動けず、キャンプファイヤーや花火、個人的に我が子の様子などの観覧ができず残念でした
児童の受付時間をもう少し下げるか、受付を済ませた児童を集合させる場所を決めてもらえると助かります
友達を待つためか、正門を出たり入ったりするため、道路の車も気にする場面があったり、受付付近が混雑しました
↓
・お金を当日忘れる児童がいた→近場なら取りに帰ってもらい、遠いなら後日回収
・開始後は門を施錠して、受付の人も観覧できるようにする（おやじで門付近の担当も決めて配置）

【情報共有】
保護者への対応に違いがないよう、情報共有をお願いします
今回は、下校付き添いの保護者を見学可としていること、メールで 18:45 を終了時間と案内していることを知らずに、保護者に違う情報を伝えたり、下校付き添いの保護者の見学をお断りしたケースもありました